شیرپوینت (SharePoint) یکی از پلتفرم‌های مطرح مایکروسافت برای مدیریت اسناد، همکاری تیمی و ساخت اپلیکیشن‌های سازمانی است که در دو نسخه اصلی ارائه می‌شود: شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online) و شیرپوینت سرور (SharePoint Server). انتخاب میان این دو نسخه، بستگی به نیازها، زیرساخت و استراتژی‌های فناوری اطلاعات هر سازمان دارد. در این مطلب به طور مفصل به مقایسه شیرپوینت آنلاین و سرور پرداخته و مزایا و معایب هر یک را بررسی می‌کنیم.
۱. مفهوم و ساختار
شیرپوینت آنلاین بخشی از مجموعه خدمات ابری مایکروسافت ۳۶۵ (Microsoft 365) است که به صورت میزبان ابری ارائه می‌شود. کاربران به جای نصب و مدیریت سرورهای فیزیکی، به سرویس‌های شیرپوینت از طریق اینترنت دسترسی پیدا می‌کنند. در مقابل، شیرپوینت سرور یک نسخه محلی یا On-Premises است که سازمان‌ها آن را بر روی سرورهای خود نصب و مدیریت می‌کنند.
۲. هزینه و مدل پرداخت
شیرپوینت آنلاین به صورت اشتراکی (Subscription-based) درآمده و هزینه آن به صورت ماهانه یا سالانه محاسبه می‌شود. این مدل هزینه‌ای شامل نگهداری، به‌روزرسانی و میزبانی است که توسط مایکروسافت انجام می‌شود و سازمان نیازی به سرمایه‌گذاری در سخت‌افزار یا نگهداری سرورها ندارد.
شیرپوینت سرور نیازمند خرید مجوزهای نرم‌افزاری، سخت‌افزار و نصب و نگهداری داخلی است که ممکن است هزینه‌های اولیه و جاری بالاتری داشته باشد، اما برای سازمان‌هایی که کنترل کامل بر داده‌ها و محیط فیزیکی خود می‌خواهند، مناسب‌تر است.
۳. نصب، نگهداری و به‌روزرسانی
با شیرپوینت آنلاین، تمامی عملیات نصب، نگهداری و به‌روزرسانی توسط مایکروسافت انجام می‌شود و کاربران از آخرین نسخه نرم‌افزار بهره‌مند خواهند شد بدون نیاز به دخالت فنی زیاد.
در مقابل، شیرپوینت سرور به تیم فناوری اطلاعات داخلی نیاز دارد تا عملیات نصب، تنظیم، به‌روزرسانی و پشتیبانی را انجام دهند. این امر می‌تواند چالش‌برانگیز و پرهزینه باشد اما مزیت کنترل کامل بر محیط را فراهم می‌کند.
۴. قابلیت‌های فنی و سفارشی‌سازی
شیرپوینت سرور سطح بالاتری از سفارشی‌سازی و توسعه را فراهم می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند به صورت داخلی اپلیکیشن‌ها، ویژگی‌ها و افزونه‌های مخصوص خود را توسعه دهند و به منابع سرور دسترسی کامل داشته باشند.
شیرپوینت آنلاین در مقابل، محدودیت‌هایی در توسعه‌های سفارشی دارد اما مایکروسافت به مرور قابلیت‌های قدرتمند و انعطاف‌پذیر را به این نسخه افزوده است. همچنین از طریق افزونه‌ها و Power Platform امکانات مناسبی برای توسعه بدون نیاز به برنامه‌نویسی فراهم می‌شود.
5. دسترسی و مقیاس‌پذیری
شیرپوینت آنلاین به دلیل میزبانی ابری قابلیت دسترسی از هر نقطه و هر زمان را با اتصال اینترنت فراهم می‌کند. این موضوع برای سازمان‌های بزرگ و چندمکانی کاربردی و اقتصادی است.
شیرپوینت سرور نیز می‌تواند در شبکه‌های داخلی یا از راه دور مورد استفاده قرار گیرد، اما نیازمند زیرساخت‌های شبکه و VPN مناسب است و احتمالاً در مقیاس بزرگ به هزینه و پیچیدگی بیشتری منجر می‌شود.
6. همگام‌سازی با سایر سرویس‌ها
شیرپوینت آنلاین به طور یکپارچه با دیگر سرویس‌های مایکروسافت ۳۶۵ مانند تیمز (Teams)، اوت‌لوک (Outlook)، وان‌درایو (OneDrive) و Power BI همگام سازی می‌شود و از این نظر تجربه کاربری یکپارچه و پیشرفته‌تری را فراهم می‌کند.
شیرپوینت سرور نیز امکان ادغام با سایر سیستم‌ها را دارد اما مستلزم هزینه و زمان بیشتر برای پیاده‌سازی این نوع یکپارچگی‌ها است.
معرفی ورژن‌های مختلف شیرپوینت سرور
شیرپوینت (SharePoint) یکی از محصولات مهم و پرکاربرد شرکت مایکروسافت است که در حوزه مدیریت مستندات، همکاری تیمی، مدیریت محتوا و ایجاد پورتال‌های سازمانی نقش بسزایی ایفا می‌کند. این پلتفرم به تدریج و در قالب نسخه‌های مختلف توسعه یافته و هر نسخه از آن قابلیت‌ها و ویژگی‌های نوین و بهبود یافته‌ای نسبت به نسخه‌های پیشین خود ارائه می‌دهد.
۱. شیرپوینت 2001 (SharePoint Portal Server 2001)
اولین نسخه رسمی شیرپوینت با نام SharePoint Portal Server 2001 در سال 2001 معرفی شد. این نسخه اساساً یک پورتال سازمانی ساده بود که امکان اشتراک‌گذاری محتوا را فراهم می‌کرد. تمرکز اصلی آن بر مدیریت مستندات و ارائه یک فضای کاری تیمی بود. با این وجود، قابلیت‌ها محدود و به نسبت نسخه‌های آینده ابتدایی محسوب می‌شد.
۲. شیرپوینت 2003 (SharePoint Portal Server 2003)
نسخه 2003 تغییرات زیاد و مهمی را به همراه داشت. این نسخه با بهبود ساختار مدیریت مستندات، نمای بهتر و امکان ادغام بیشتر با نرم‌افزارهای آفیس، به سرعت مورد استقبال سازمان‌ها قرار گرفت. امکان ایجاد سایت‌های داخلی (Intranet)، جستجوی پیشرفته و بستر همکاری امن‌تر از ویژگی‌های کلیدی این نسخه بود.
۳. شیرپوینت 2007 (Microsoft Office SharePoint Server 2007 – MOSS)
یکی از مهم‌ترین نسخه‌ها که تحول بزرگی در قابلیت‌های شیرپوینت ایجاد کرد، SharePoint 2007 بود. این نسخه که با نام MOSS شناخته می‌شود، امکانات جامع‌تری مانند مدیریت محتوای وب (WCM)، بلاگ‌نویسی، مدیریت گردش کار (Workflow)، و بستر قوی‌تر برای همکاری تیمی را ارائه داد. همچنین، بهبود قابل توجهی در موتور جستجو و امنیت ایجاد شد. این نسخه پایه‌ای برای توسعه کاربردهای پیچیده‌تر و سفارشی‌سازی‌های گسترده بود.
- شیرپوینت 2010
این نسخه که در سال 2010 عرضه شد، تمرکز ویژه‌ای بر بهبود تجربه کاربری و سهولت استفاده داشت. طراحی رابط کاربری مدرن‌تر، امکانات گسترده‌تر برای گردش کار با استفاده از SharePoint Designer و افزونه‌های Workflow، و گسترش قابلیت‌ها در زمینه مدیریت محتوای سازمانی از جمله نوآوری‌های این نسخه به شمار می‌رود. همچنین، قابلیت فیلترینگ، گروه‌بندی و مشاهده داده‌ها به صورت چندگانه به این نسخه اضافه شد. - شیرپوینت 2013
SharePoint 2013 تغییرات عمده‌ای در معماری و امکانات داشت. تمرکز بسیار زیادی بر روی همکاری اجتماعی، مانند ایجاد پروفایل‌های کاربری پیشرفته، فیدهای فعالیت، و قابلیت‌های قدرتمند جستجو به وسیله موتور جستجوی جدید گذاشته شد. پشتیبانی از طراحی پاسخگو (Responsive design) برای دسترسی بهتر به محتوا از طریق دستگاه‌های مختلف، از دیگر ویژگی‌های شاخص بودند. همچنین، معماری ابری بیشتر شد و امکان استفاده در ترکیب با سرویس‌های ابر مایکروسافت آفیس 365 فراهم گردید. - شیرپوینت 2016
ورژن 2016 بیشتر بر بهبود ثبات، عملکرد، و ادغام بهتر با سرویس‌های ابری تمرکز داشت. قابلیت‌های جدیدی مانند بهبود پشتیبانی از داده‌های بزرگ (Big Data)، سرویس‌های مبتنی بر ابر هیبریدی و امکانات امنیتی قوی‌تر برای سازمان‌ها در این نسخه معرفی شدند. ارتباط با آفیس 365 و ادغام آن با شیرپوینت باعث شد که سازمان‌ها بتوانند از بهترین امکانات هر دو پلتفرم بهره ببرند. - شیرپوینت 2019
آخرین نسخه محلی یا on-premises شیرپوینت است که در سال 2018 عرضه شد. این نسخه شباهت فراوانی به توانمندی‌های شیرپوینت آنلاین دارد و امکانات مدرن‌تری مانند رابط کاربری بهتر، پشتیبانی از کانتینرهای هاب سایت، گزینه‌های پیشرفته جستجو و همچنین بهبود در زمینه امنیت و انطباق را به مشتریان ارائه می‌دهد. شیرپوینت 2019 به سازمان‌هایی که تمایل دارند محیط داخل سازمان خودشان را حفظ کنند، امکانات مدرنی را ارائه می‌دهد. - شیرپوینت SE (SharePoint SE) یکی از نسخه‌ها و امکانات ویژه پلتفرم شیرپوینت مایکروسافت است که به منظور بهبود همکاری سازمانی، مدیریت اسناد و فرآیندهای کاری در شرکت‌ها و سازمان‌ها طراحی شده است. در این مقاله به معرفی جامع شیرپوینت SE، ویژگی‌ها، مزایا و کاربردهای آن خواهیم پرداخت.
شیرپوینت SE چیست؟
شیرپوینت SE که مخفف SharePoint Standard Edition یا Special Edition است، نسخه‌ای از شیرپوینت است که با امکانات خاص و تنظیمات بهینه، برای سازمان‌هایی طراحی شده که نیاز به مدیریت پیشرفته‌تر اما با هزینه و پیچیدگی کمتر نسبت به نسخه‌های پیشرفته‌تر در سازمان‌های متوسط و کوچک دارند.
ویژگی‌های کلیدی شیرپوینت SE
- مدیریت اسناد پیشرفته
شیرپوینت SE امکان بارگذاری، نگهداری، نسخه‌بندی و اشتراک‌گذاری اسناد را با سهولت فراهم می‌سازد. این ویژگی به حفظ سازماندهی اسناد و تسهیل دسترسی به آن‌ها از سوی همکاران کمک می‌کند. - کاهش پیچیدگی اجرایی
در مقایسه با نسخه‌های Enterprise، شیرپوینت SE ساده‌تر بوده و نیاز به منابع سخت‌افزاری و نرم‌افزاری کمتری دارد و بنابراین برای سازمان‌های کوچکتر مناسب‌تر است. - امکانات همکاری تیمی
قابلیت ایجاد سایت‌های تیمی و پورتال‌های داخلی که امکان اشتراک‌گذاری ایده‌ها، اخبار سازمانی و مدیریت پروژه‌ها را در محیطی امن فراهم می‌کند. - پشتیبانی از گردش کارهای پایه
امکان تعریف و اجرای فرآیندهای ساده مانند تایید مدارک، ثبت درخواست‌ها و بررسی پروژه‌ها که باعث اتوماسیون بخش‌هایی از فعالیت‌های روزمره سازمان می‌شود. - یکپارچگی با محصولات مایکروسافت
شیرپوینت SE با ابزارهای دیگر مایکروسافت مانند آفیس، اِکسچنج و Teams هماهنگی دارد و استفاده از این پلتفرم را در سازمان تسهیل می‌کند.
مزایای استفاده از شیرپوینت SE
- افزایش بهره‌وری
şt با ساختاردهی مناسب اطلاعات و بهبود همکاری بین اعضای سازمان، زمان جستجو و مدیریت اسناد کاهش یافته و تمرکز بیشتری بر وظایف اصلی ایجاد می‌شود. - کاهش هزینه‌ها
دسترس‌پذیری امکانات متنوع در نسخه SE با صرف هزینه کمتری نسبت به نسخه‌های پرامکانات، امکان استفاده بهینه مالی را برای شرکت‌ها فراهم می‌آورد. - امنیت و کنترل دسترسی
تنظیمات دقیق مربوط به دسترسی کاربران به اسناد و اطلاعات باعث حفظ امنیت داده‌ها و جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز می‌شود. - قابلیت توسعه و سفارشی‌سازی
امکان افزودن افزونه‌ها و ماژول‌های اضافی جهت پاسخگویی به نیازهای خاص هر سازمان در این نسخه نیز وجود دارد.
کاربردهای عملی شیرپوینت SE در سازمان‌ها
- راه‌اندازی پورتال‌های اطلاعاتی داخلی برای دسترسی آسان به قوانین، بخشنامه‌ها و اطلاعات سازمانی
- مدیریت پروژه و گردش کارهای تایید اسناد و درخواست‌ها
- اشتراک‌گذاری و همکاری بر روی اسناد مرتبط با تیم‌ها و دپارتمان‌های مختلف
- ایجاد بانک دانش و آرشیو الکترونیکی مستندات
- مدیریت اسناد پیشرفته
جمع‌بندی
شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم جامع مدیریت محتوا و همکاری سازمانی، در طول سال‌ها توسعه فراوانی یافته و هر نسخه با هدف رفع نیازهای جدید در محیط‌های کاری مدرن به بازار عرضه شده است. سازمان‌ها با شناخت تفاوت‌ها و قابلیت‌های هر ورژن می‌توانند بهترین نسخه متناسب با نیازهای خود را انتخاب و از امکانات آن بهره‌مند شوند. همچنین، با توسعه روزافزون فناوری‌های ابری، ترکیب شیرپوینت با سرویس‌های ابری مایکروسافت افق جدیدی از همکاری و بهره‌وری را در سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد.
