10 تا بهترین سیستم های اتوماسیون اداری ایرانی، سیستم اتوماسیون اداری، نرم‌افزاری سازمانی است که وظیفه مکانیزاسیون مکاتبات داخلی، مکاتبات خارجی و همچنین فرایندهای سازمان را برعهده دارد.
سیستم‌های سازمانی را میتوان به 3 گروه اصلی دسته‌بندی نمود که هرکدام می‌توانند دارای زیر سیستم‌های متعددی باشند:
- سیستم اتوماسیون اداری
- سیستم مدیریت منابع انسانی
- سیستم مالی
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری، نرم‌افزاری سازمانی است که وظیفه مکانیزاسیون مکاتبات داخلی، مکاتبات خارجی و همچنین فرایندهای سازمان را برعهده دارد.
از اتوماسیون اداری در جهت مکانیزه نمودن مکاتبات اداری، بایگانی، نامه‌ها، فرم‌ها، فرایندها، اسناد، گزارش کارها، درخواست‌ها و موارد مشابه استفاده میشود. در یک اتوماسیون اداری پیشرفته کاغذ و کاغذ بازی بصورت کامل حذف میشود، به عبارتی تمامی فرایندهای سازمان بدون کاغذ (Paperless) میشود.
در واقع نقش سیستم اتوماسیون اداری در جهت ساده‌سازی فرایندها و بالا بردن بهره‌وری سازمان بسیار بیشتر از آن چیزی است که به نظر می‌سد، بصورتی که پس از عملیاتی شدن اتوماسیون اداری در سازمان، جمع‌آوری آن و بازگشت به سیستم دستی عملا کاری عقلانی به نظر نمی‌رسد. به همین دلیل اگر به دنبال خودکارسازی و بالا بردن بهره‌وری کسب و کار خود هستید وقت را تلف ننموده و همین الان برای خرید سیستم اتوماسیون اداری و عملیاتی نمودن آن در کسب و کار خود، دست به کار شوید.
چند ویژگی مهم برای انتخاب و خرید بهترین سیستم اتوماسیون اداری ایرانی
- مهمترین ویژگی یک اتوماسیون اداری که آنرا در زمره بهترین سیستم اتوماسیون اداری ایرانی قرار میدهد سرعت بالای سیستم در حجم اطلاعاتی بالاست. بسیاری از سیستم های اتوماسیون ایرانی و حتی خارجی به علت ضعف در طراحی دیتابیس ممکن است پس از گذشت مدتی دارای حجم سنگین در پایگاه داده شوند و این امر باعث کندی سیستم شود. بنابراین بهتر است قبل از خرید سیستم اتوماسیون اداری، از مشتریان قدیمی شرکت تولید کننده بازدید به عمل آورد.
- یکی دیگر از مهمترین ویژگی سیستم اتوماسیون اداری امنیت بالای آن است. امنیت بالا نیز میتواند یک سیستم اتوماسیون اداری را در لیست بهترین سیستم اتوماسیون اداری ایرانی (در خصوص امنیت) قرار دهد. بخصوص امنیت در سیستم اتوماسینون اداری تحت وب از اهمیت بیشتری برخوردار است.
- پویایی اتوماسیون اداری نیز میتواند یکی از اولویت‌های خرید سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته ایرانی باشد. پویایی به این معناست که سیستم اتوماسیون اداری محدود به مکاتبات اداری نباشد و بتوان از آن برای تمام فرم‌ها و فرایندهای ساده و پیچیده سازمان استفاده نمود و سازمان را هر چه بیشتر به یک سازمان بدون کاغذ و بهره‌ور سوق داد.
- تحت وب بودن! در دنیای پیشرفته امروزی و گسترده شدن استفاده از اینترنت، تحت وب بودن سیستم اتوماسیون اداری می‌بایست یکی از مهمترین اولویت‌ها برای انتخاب و خرید سیستم اتوماسیون اداری قلمداد شود. در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب کاربران براحتی می‌توانند در خارج از وقت اداری و خارج از محیط سازمان وظایف فورس ماژول خود را انجام دهند. بسیاری از عملیات مانند درخواست مرخصی و ماموریت در سیستم‌هایی که تحت وب نیستند میتواند کارکنان سازمان را با چالش همراه کند.
- کاربری راحت سیستم اتوماسیون اداری میتواند یکی از اولویت‌های خرید بهترین سیستم اتوماسیون اداری ایرانی باشد. «کاربری راحت» میتواند هزینه های آموزش کاربران و پرسنل سازمان را تا حد زیادی کاهش دهد.
- داشتن مدیریت فرایند و BPMS نیز یکی از اولویت‌های انتخاب بهترین سیستم اتوماسیون اداری مخصوصا برای سازمانهای بزرگ با تعداد کاربران زیاد است. BPMS باعث میشود در آینده تمامی فرم‌ها، محاسبات، فرایندها و گزارشات دلخواه را مکانیزه نمایید. بنابراین استفاده از مدیریت فرایند در اتوماسیون اداری میتواند بهره‌وری سازمان را تا حد Paperless بالا ببرد.
- یکی از ویژگی‌های مهم یک اتوماسیون اداری پیشرفته این است که اتوماسیون می‌بایست قابلیت تبادل اطلاعات و یکپارچگ شدن با سایر نرم‌افزارهای درون سازمانی را داشته باشد. این ویژگی باعث میشود بتوانید فرآیندهای پیشرفته را اجرا نموده و از مجموع چند سیستم، نمودار و گزارشات جامع تهیه نمایید.
- ویژگی مهم دیگری که یک سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته می‌بایست داشته باشد قابلیت ارتباط با دیگر سیستم‌های اتوماسیون اداری است. این قابلیت در سیستم‌های اتوماسیون اداری به ماژول دولت الکترونیک و یا پروتکل ECE معروف است. درحال حاضر این امکان در اتوماسیون اداری سازمان‌ها و ادارات دولتی بیشتر از شرکت‌های خصوصی کاربرد دارد.
- قابلیت استفاده در تمامی مرورگرها نیز در انتخاب و خرید سیستم اتوماسیون اداری میتواند بسیار حاثز اهمیت باشد. بنابراین میتوان نتیجه گرفت بهترین سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، سیستمی است که فارغ از نوع مرورگر (Browser)، بر روی تمامی آنها ازقبیل (IE, Chrome, Mozilla, Opera, Edge,…) قابل اجرا باشد.
- با اینکه اتوماسیون اداری میتواند بهره‌وری سازمان را بالا ببرد به همین علت خرید سیستم اتوماسیون اداری در دراز مدت به سود سازمان تمام خواهد شد ولی با این حال، قیمت مناسب (و نه ارزان) در انتخاب سیستم اتوماسیون مناسب کسب و کار ما، میتواند بسیار مؤثر باشد. فراموش نکنید که ارزان بودن بیش‌ازحد اتوماسیون اداری ممکن است دلیلی بر عدم کیفیت آن باشد، پس بهتر است در هنگام خرید اتوماسیون اداری ، بررسی دقیق و کاملی از جزئیات آن داشت تا در آینده، کسب و کارمان دچار چالش نشود.
در ادامه مقاله بهترین سیستم های اتوماسیون اداری ایرانی، مورد بررسی قرار گرفته تا بتوانید مناسب‌ترین اتوماسیون اداری را برای مکانیزه نمودن کسب و کار خود انتخاب نمایید:
1- سیستم اتوماسیون اداری ریسمان
نسخه‌های اولیه سیستم اتوماسیون اداری ریسمان در سال 1380 متولد شد و اولین مشتری آن چندین سازمان بزرگ با تعداد کاربران بسیار زیاد بود، همین موضوع چالشی بود تا از همان ابتدا ساختار سیستم بر مبنای طراحی اصولی پایگاه داده و همچنین کد نویسی مهندسی پایه‌گذاری شود. اتوماسیون اداری ریسمان در نسخه‌های اولیه محدود به تعریف و گردش نامه‌های وارده، نامه‌های صادره و نامه‌های داخلی بود و در نسخه‌های بعدی زیر سیستم فرم ساز و مدیریت گردش کار (Workflow) به آن اضافه شد تا بتواند علاوه بر نامه، فرم‌های متعدد سازمان را نیز مکانیزه نماید.
در سالهای بعد با گسترده‌تر شدن استفاده از اینترنت، قابلیت تحت وب به آن اضافه شد بصورتی که نسخه تحت وب ماژولی مستقل از نسخه اصلی ولی با همان قابلیت بود. یکی از ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون ریسمان این است که دارای دو نسخه دسکتاپ و تحت وب با قابلیت‌های یکسان است. این ویژگی منحصر به فرد، این امکان را به سازمان میدهد که در داخل اینترانت سازمان، از نسخه دسکتاپ و در خارج از سازمان از نسخه تحت وب استفاده نماید، البته این موضوع کاملا انتخابی و نسبت به سلیقه سازمان است و محدودیتی برای استفاده از آن وجود ندارد.
از مزیت‌های سیستم اتوماسیون اداری ریسمان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- پویایی بالا
- کاربری آسان
- دارای سیستم ساز
- دارای فرم ساز پیشرفته، مدیریت فرایند و گزارش ساز
- قابلیت استفاده در حجم‌های بسیار بالا بدون کاهش سرعت
- دارای نسخه دسکتاپ و تحت وب همزمان با قابلیت اجرا در تمامی مرورگرها
- قابلیت یکپارچه سازی با دیگر سیستم‌های سازمان از قبیل سیستم حضور و غیاب، انبار، اموال، حقوق و…
2- سیستم اتوماسیون الماس گام
شرکت گام الکترونیک در سال ۱۳۶۷ با هدف خدمت رسانی در زمینه فناوری اطلاعات تاسیس گردید و در حال حاضر رتبه 1 شورای عالی انفورماتیک را دارد. مدیریت شرکت آقای مهندس امیرحسین سعیدی نائینی در مدتی کوتاه توانست با شناخت نیاز جامعه و گرد هم آوردن جمعی از متخصصین نخبه و متعهد، طیف وسیعی از تولیدات نرم افزاری و سخت افزاری را با بالاترین کیفیت به بازار عرضه نماید. این شرکت یکی از قدیمی تولید کنندکان نرم‌افزار است که سیستم اتوماسیون «الماس گام» را در همان سالهای اولیه فعالیت تولید و سپس نسبت به نیاز مشتریان کوچک و بزرگ خود، آنرا توسعه داده است. اتوماسیون اداری الماس گام را میتوان یکی از بهترین سیستم‌های اتوماسیون اداری ایرانی نامید. از ویژگی‌های این نرم افزار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت مکاتبات
- سامانه ارسال مراسلات
- سامانه بانکداری متمرکز
- سامانه مدیریت اسناد شعبه
- سامانه شناسایی هوشمند اسناد
- سامانه مدیریت جلسات و مصوبات
- سامانه جامع مطبوعات و دسته چک
- سامانه مدیریت اسناد الماس‌گامGDMS
- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
- مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
- موتور گردش‌کار مبتنی بر استاندارد جهانیWFMC
- پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های متنوع مدیریتی
- مدیریت متمرکز برکلیه‌ی مراحل گردش کار و اسناد در سازمان
- انجام تمامی کارهای اداری در هرزمان و حتی خارج از محل کار
3- سیستم اتوماسیون اداری آیکن
گروه مهندسی آی کن یکی از قدیمی‌ترین شرکت‌های تولیدکننده سیستم اتوماسیون اداری است که در زمینه توسعه راهکارهای جامع سازمانی فعال بوده و دارای رتبه ۱ شورایعالی انفورماتیک است. نرم‌افزار اتوماسیون اداری آیکن مبتنی بر وب بوده و ابزاری مناسب برای مکانیزه کردن سازمانهای در ابعاد کوچک و بزرگ است و با ویژگی فرایند محور خود میتواند کاغذ را حذف نماید. در این نرم‌افزار اتوماسیون اداری، علاوه بر قابلیت گردش مکاتبات، امکان ارائه سرویس‌های الکترونیکی به کاربران سازمان و ارباب رجوع نیز مقدور می‌باشد. همچنین امکان یکپارچه‌سازی با دیگر سیستم‌های سازمانی مانند سیستم کارگزینی، حضور و غیاب، انبار و… نیز وجود دارد.
4- سیستم اتوماسیون اداری چارگون
شرکت چارگون از سال 1377 شروع به فعالیت نمود، نسخه‌های اولیه خود را به بازار عرضه نموده و در نسخه‌های بعدی امکانات بیشتری را نسبت به نیاز بازار در سیستم‌های خود قرار داد. این مجموعه هم اکنون با بیش از 23 سال تجربه در حوزه اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مالی، لجستیک و مدیریت فرایند در زمره بهترین‌های اتوماسیون اداری ایرانی قرار دارد. سیستم اتوماسیون اداری این مجموعه به «نرم افزار مکاتبات اداری دیدگاه» معروف است. لازم به ذکر است سیستم های نرم افزاری این شرکت تحت وب بوده و قابلیت اجرا در انواع مرورگر را دارند.
5- سیستم اتوماسیون اداری فراگستر
شرکت مهندسی پژوهشی فراگستر از سال ۱۳۷۶ فعالیت خود را آغاز نمود و پس از ۴ سال فعالیت در زمینه ارائه راهکارهای یکپارچه فناوری اطلاعات، اولین نسخه نرم افزار نرم‌افزارهای مالی و سیستم اتوماسیون اداری، در سال ۱۳۸۰ در تهران تاسیس گردید. در حال حاضر با بیش از دو دهه فعالیت در تولید نرم‌افزارهای یکپارچه سازمانی، مشتریان بسیاری اعم از سازمان و شرکت از محصولات این شرکت استفاده می‌نمایند. با توجه به ویژگی‌های این نرم افزار میتوان آنرا در فهرست یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی قرار داد.
6- سیستم اتوماسیون اداری پیوست
گروه نرم‌افزاری پیوست با نزدیک به سه دهه تجربه، مجموعه نسبتا کاملی از نرم‌افزارهای مالی و اداری را تولید و به بازار عرضه نموده است. این شرکت رتبه 1 شورای عالی انفورماتیک را دارد و 41 سیستم نرم‌افزاری تولید نموده است. نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست، با ارائه یک کارتابل تحت وب ساده ولی حرفه‌ای، دستیار الکترونیکی مدیران و پرسنل سازمان بوده و میتواند امور رسمی و غیر رسمی سازمانی را مدیریت نموده و سازمان را به سمت مکانیزاسیون و بهره‌وری سوق دهد. سیستم اتوماسیون پیوست را میتوان یکی از بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی قلمداد نمود.
7- سیستم اتوماسیون اداری برید
برید سامانه نوین، شرکتی دانش بنیان با بیش از ۲۵ سال تجربه در ارائه راهکارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات و به عنوان یکی از شرکت‌های پیشتاز در حوزه راهکارهای سازمانی به خصوص اتوماسیون اداری می‌باشد. همچنین این شرکت رتبه 1 را در زمینه تولید و پشتیبانی نرم افزارهای سفارش مشتری در شورای عالی انفورماتیک کسب نموده است. این شرکت نرم افزارهای سازمانی در حوزه سیستم منابع انسانی، اتوماسیون اداری، سیستم مالی و همچنین BPMS را با نام پرگار در سبد محصولات خود دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری پرگار نیز جزو یکی از بهترین‌های اتوماسیون اداری در ایران می‌باشد.
8- سیستم اتوماسیون اداری شماران سیستم
شرکت شماران سیستم در سال ۱۳۶۳ با عنوان موسسه حسابرسی و حسابداری شماران فعالیت خود را شروع نمود و در سال ۱۳۷۳ شرکت را با دریافت مجوز از شورای عالی انفورماتیک شرکت شماران سیستم تاسیس نمود. این شرکت بیش از سه دهه سابقه فعال را در زمینه طراحی، تولید، استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید و مهندسی داشته است. سهولت کاربری، امکانات، یکپارچگی و چند زبانه بودن سیستم اتوماسیون اداری شماران، این سیستم را جزو یکی از بهترین سیسنم های اتوماسیون اداری ایران نام برد.
9- سیستم اتوماسیون اداری رایورز
شرکت مهندسی نرم افزار رایورز نیز یکی از قدیمی ترین شرکت‌های تولید نرم افزار کشور است. از حوزه‌های تولید نرم افزار این شرکت میتوان به حوزه مالی، حوزه منابع انسانی، حوزه فروش و درآمد، حوزه تولید و تجهیزات، حوزه تامین و حوزه سهام اشاره کرد. همچنین این مجموعه برای کسب و کار کوچک نیز نرم افزار فروشگاهی را تولید و به بازار عرضه نموده است. سیستم اتوماسیون نسل چهارم این شرکت را میتوان یکی از کاملترین و بهترین نرم افزارهای اتوماسیون ایرانی نام برد.
10- سیستم اتوماسیون اداری تورین تن
تورین در سال ۱۳۸۲ به عنوان زیر مجموعه ای از شرکت “Web Native” جهت تولید نرم افزار و صادرات آن به خارج از کشور تاسیس شد. زمینه فعالیت شرکت تورین‌تن، ارائه خدمات مشاوره، طراحی و توسعه سیستم‌های مکانیزه وب مبنا است. سیستم اتوماسیون اداری این شرکت با نام تجاری تورین تن عرضه میشود و یک سیستم نرم افزاری تحت وب است. با استفاده از اتوماسیون اداری این شرکت، سرعت گردش مکاتبات و همچنین دستیابی به آن و سوابق به صورت چشمگیری افزایش یافته ومصرف کاغذ و هزینه‌های جانبی کسب و کار به طرز قابل ملاحظه ای کاهش پیدا خواهد کرد.
در این مقاله سعی کردیم بهترین سیستم های اتوماسیون اداری ایرانی را بررسی و معرفی نماییم ولی توجه داشته باشید که همیشه قبل از خرید این سیستم، ابتدا سازمان خود را (نسبت به نیازهای فعلی و آتی) نیاز سنجی نموده و سپس با بررسی سیستم‌های اتوماسیون اداری موجود در کشور و انطباق نیازهای سازمان با قابلیت‌های سیستم اتوماسیون، بهترین و هوشمندانه ترین انتخاب را برای کسب و کار خود فراهم آورید.
